1. Responsable del tratamiento
Esta plataforma es operada por su administrador general, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales conforme a la Ley N° 19.628 y a la Ley N° 21.719 de Protección de Datos Personales. Contacto: ventas@alphaia.cl.
2. Datos que tratamos
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico y, si ingresas con Google, tu fotografía de perfil.
- Datos de rendición: fotografías o PDF de boletas y comprobantes de gasto, y los datos extraídos de ellos (proveedor, RUT del proveedor, folio, fecha, monto total y categoría), además del concepto del gasto que tú ingreses.
- Datos de uso: registros técnicos del análisis de documentos (fecha y volumen de uso), necesarios para operar y facturar el servicio.
3. Finalidad y base de licitud
Los datos se tratan con la única finalidad de gestionar la rendición de gastos entre el rendidor y la empresa a la que pertenece: registrar, revisar, aprobar o rechazar gastos, y generar los informes de respaldo contable y tributario. La base de licitud es la ejecución de la relación contractual o laboral que vincula al usuario con su empresa, y el cumplimiento de obligaciones legales (normativa tributaria del SII).
4. Encargados de tratamiento
Para operar, la plataforma utiliza proveedores que procesan datos por cuenta del responsable:
- Supabase (base de datos y almacenamiento de documentos, infraestructura AWS).
- Vercel (alojamiento de la aplicación).
- Anthropic (lectura automática de los documentos: la imagen de la boleta se envía a su API para extraer los datos; conforme a sus términos comerciales, no se utiliza para entrenar modelos).
5. Acceso a los datos
Cada rendidor ve únicamente sus propias rendiciones. Los administradores de una empresa acceden solo a las rendiciones y usuarios de esa empresa. Estas restricciones están aplicadas a nivel de base de datos. Los documentos se almacenan en un repositorio privado y solo se accede a ellos mediante enlaces temporales firmados. No compartimos datos con terceros distintos de los encargados indicados, salvo obligación legal.
6. Plazo de conservación
Los documentos de gasto y sus datos se conservan mientras la empresa mantenga activo el servicio y, como respaldo tributario, por el plazo de 6 años que exige la normativa chilena. Al cierre del servicio con una empresa, sus datos se entregan en formato exportable (Excel + respaldos) y luego se eliminan definitivamente de la plataforma, incluidos los archivos y las cuentas de sus usuarios.
7. Tus derechos
Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad de tus datos escribiendo al correo de contacto. Si tu solicitud afecta documentos que la empresa debe conservar por obligación tributaria, la supresión podrá diferirse hasta cumplido ese plazo, lo que te será informado. También tienes derecho a reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
8. Seguridad
Aplicamos cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo, control de acceso por roles a nivel de base de datos, almacenamiento privado de documentos y registro de los cambios de estado de cada rendición.
9. Cambios a esta política
Cualquier cambio relevante será publicado en esta página con su fecha de actualización. El uso continuado de la plataforma implica la aceptación de la versión vigente.